Adieu réunion traditionnelle, place aux visioconférences et aux co-walking. De plus en plus d’entreprises modifient leurs pratiques de réunion afin de s’adapter aux évolutions des technologies et des usages de leurs collaborateurs. Avec l’espoir de les impliquer davantage dans les décisions.
C’est la maladie du 21e siècle, crient certains experts. Et pour cause : la réunionite aiguë, ou le fait d’organiser trop de réunions en entreprise, affecte l’économie. Selon une étude publiée par Sharp en avril 2019, en moyenne, chaque année, les réunions inutiles coûtent 3 000 euros par employé aux PME.
En moyenne, chaque année, les réunions inutiles coûtent
3 000 euros par employé aux PME.
Un chiffre qui vient s’ajouter à la longue liste des précédentes données livrées par l’IFOP en 2018 dans son baromètre annuel.. Ainsi, les cadres passent 27 jours par an en réunion, soit trois de plus qu’en 2016. Cette progression est due à une hausse du nombre moyen de réunions hebdomadaires passé de 3 à 3,5 entre 2016 et 2018.Les cadres sont 49% à éprouver des difficultés à s’exprimer en réunion, car elles sont mal organisées (pour 42% des personnes) et ne permettent plus d’impliquer les collaborateurs dans des projets de l’entreprise. 11% des personnes interrogées savent que leur avis ne sera de toute façon pas pris en compte.
Pour communiquer sur des informations stratégiques, dans 46% des cas, le mail reste le seul et unique moyen, contre 15% pour la réunion. 78% des cadres déclarent que leur opinion est rarement voire jamais, prise en compte par leur direction lors de prises de décisions importantes. Seule bonne nouvelle: la durée moyenne des réunions a diminué de 11 minutes pour atteindre 1h09 contre 1h20 en 2016.
Les nouvelles formes de travail en cause
Et le problème dépasse largement la France. Au Japon, les réunions prennent deux heures par jour et 15% du temps de travail des cadres. Aux États-Unis, 62% des cadres dirigeants américains estiment que les réunions sont des occasions manquées de rapprocher les équipes.
Selon Vincent Bruneau, CEO de Sparkup, « le problème, ce ne sont pas forcément les réunions traditionnelles, mais plutôt les modes de travail qui évoluent ». L’open space induit une transmission d’informations naturelle et n’implique pas la nécessité de faire des réunions. À l’inverse, le télétravail entraîne le besoin de se voir lorsque les salariés sont réunis, tout en optimisant le temps de travail.
Face à toutes ces tendances, les entreprises cherchent de nouveaux moyens de brainstormer et d’échanger avec leurs collaborateurs, sans perte de temps et sans sollicitations inutiles. Des réunions minutées, à celles en marchant, en passant par les « stand-up meeting »pratiquées par Michael Bloomberg, ancien maire de New York notamment, les initiatives se multiplient.
« Chaque organisation doit placer le curseur au bon endroit pour que ses salariés soient épanouis et engagés, estime l’expert. Il n’y a pas de format parfait, tout dépend de la culture de l’entreprise et du but recherché » explique Vincent Bruneau.
Des outils d’interactivité
De nouveaux outils voient le jour comme la visioconférence d’entreprises Zoom avec messagerie et partage de contenus en temps réel. D’autres solutions garantissent l’anonymat dans les échanges, ce qui permet une libération réelle de la parole. Les logiciels de communication et le déploiement des messageries et chats instantanés permettent de travailler de manière plus agile et collent mieux aux attentes des nouvelles générations.
Sondage, test, brainstorming…Klaxoon pour sa part propose différents formats pour animer les réunions et séminaires sur site ou à distance. De même, Sparkup est une plateforme d’interactivité destinée à décupler la participation et les interactions des individus lors des réunions, des formations et des événements. Elle propose une quinzaine d’activités ludiques et sérieuses à la fois, allant du simple brainstorming à la création de scénarios. « L’idée est de faire réfléchir autant 2 500 personnes dans une salle qu’une vingtaine de personnes dans différents endroits, souligne le dirigeant Vincent Bruneau. L’idée est juste d’adapter les outils aux nombres de participants ».
L’entreprise partenaire ce mois-ci du G20 des Jeunes entrepreneurs au Japon mise sur la gamification, qui est selon son créateur « un biais cognitif qui pousse tout individu à interagir et participer, même les plus timides ».
Miser sur l’interaction et la proximité
La réunion en marchant (co-walking ou walk and talk), testée notamment chez Axa France, ajoute aux échanges un aspect méditatif et va dans le sens de l’amélioration du bien-être au travail. « Quand on remonte au bureau, on a tout retenu de la conversation et cela ouvre d’autres pistes de réflexion », assure Valérie Leselbaum, directrice médias et réputation chez Axa. LinkedIn et Facebook ont imposé ces types de réunions. Pour Jeff Weiner, patron de LinkedIn, cette méthode « élimine les distractions ». Mark Zuckerberg, à la tête de Facebook, décide pour sa part s’il va embaucher quelqu’un en marchant avec lui.
Pour Vincent Bruneau, « l’une des clés de réussite des échanges est l’interaction entre les gens et le fait de casser l’idée des réunions descendantes où les dirigeants décident et les autres subissent en réunion ». Les autres facteurs essentiels à la réussite de l’échange résident dans l’importance de préparer en amont la réunion avec la définition d’un ordre du jour clair et la prise de feedback à l’issue via une petite évaluation.
Selon l’étude Sharp, afin d’optimiser les réunions, les entreprises doivent davantage partager l’information au préalable, limiter les invitations, réduire les réunions consécutives, faire plus court et surtout utiliser différents espaces. « Par exemple, une réunion de l’équipe créative requiert un espace coloré et stimulant », assure Dr Nigel Oseland, psychologue du travail, Workplace Unlimited.
« La technologie modifie nos habitudes de travail et de communiquer, dans la vie comme en réunion, souligne Vincent Bruneau. Si les entreprises veulent conserver leurs jeunes talents, elles n’auront d’autre choix que de s’y mettre. Car la réunion traditionnelle est bel et bien morte ! »