Le flex office, nouvel open space ?

flex office

Le flex office, c’est la dernière tendance en matière d’organisation des espaces de travail. Il consiste à supprimer les bureaux individuels en partant du principe que les collaborateurs ne se trouvent pas tous simultanément sur leur lieu de travail. Une organisation qui peut diviser en raison de ses inconvénients purement pratiques mais aussi parfois d’une certaine résistance au changement. Pourtant, le flex office peut aussi se révéler source de convivialité et de créativité… À condition d’être mis en place de manière raisonnée ! Alors que la pandémie de Covid-19 questionne le sens que l’on donne au bureau, re·sources fait le point sur les enjeux du bureau partagé.

Si certaines organisations se sont précipitées, il y a quelques années, sur le flex office, c’est avant tout par souci d’économie, afin de réduire le nombre de mètres carrés et donc le budget immobilier, le poste de travail étant la deuxième dépense de l’entreprise derrière les salaires… Pourtant, selon Delphine Minchella, enseignante-chercheuse en Théorie des Organisations à l’EM Normandie, « On arrive parfois à des situations où le flex office n’est pas si rentable que ça, parce qu’on réalise qu’on ne se voit plus vraiment. Pour lutter contre ce phénomène, on développe des zones de convivialité, et on aboutit au final à peu près à la même surface. »

Directrice Générale d’Actineo, Odile Duchenne constate en effet que les collaborateurs privilégient leur domicile pour le travail nécessitant de la concentration. Conséquence : « Quand ils viennent au bureau, c’est pour travailler ensemble et vivre des moments de convivialité. C’est pourquoi les entreprises investissent aujourd’hui massivement dans tous types d’espaces collaboratifs : pour travailler en mode projet, pour susciter la créativité, pour se réunir à deux, dix ou vingt, avec la grande tendance des salles qui se transforment, avec un mobilier facile à déplacer pour les reconfigurer selon les besoins. »

Des salariés qui se sentent dépossédés… A raison ?

Il faut montrer ce qu’il y a à gagner, au lieu de laisser les utilisateurs se focaliser sur ce qu’ils vont perdre.

Flore Pradere

Mais l’espace de travail n’est pas neutre, il ne s’agit pas simplement d’un local qui regroupe, comme le souligne Delphine Minchella : « Il y a un très fort enjeu d’identité, sans oublier un enjeu de contrôle de la part de l’organisation. On ne peut pas s’arrêter à la fonctionnalité, il y a toute une dynamique d’appropriation de l’espace. Qu’est-ce qui se joue lorsqu’on pose la photo de nos enfants sur le bureau ? Pourquoi, lorsqu’on est promu et que l’on commence à atteindre un certain niveau hiérarchique, a-t-on droit à un bureau privatif ? » Cette personnalisation, lorsqu’elle disparaît, déboussole et affaiblit le sentiment d’appartenance et de valeur.

Pourtant, si, de prime abord, les salariés voient surtout le fait qu’on les dépossède de leur bureau individuel, ce n’est pas inéluctable. C’est en tout cas l’avis de Flore Pradere, Directrice Recherche et Prospective Bureaux chez JLL France, qui rappelle : « En conduite du changement, il y a toujours une courbe de deuil avec une levée de boucliers au départ. Puis l’idée fait son chemin et les gens comprennent l’intérêt qu’ils peuvent y trouver. Mais il faut bien communiquer, montrer ce qu’il y a à gagner, au lieu de laisser les utilisateurs se focaliser sur ce qu’ils vont perdre. Les gens se sont attachés au télétravail, ils souhaitent le voir perdurer. Il faut donc leur expliquer qu’il y a une logique de gagnant-gagnant, que pour faire de la place à ces nouveaux usages, pour réussir à conserver cette qualité de vie et cette flexibilité, il faut utiliser l’espace au mieux. » 

Réserver un bureau ou pas ?

C’est l’une des grandes questions à laquelle une organisation doit répondre lorsqu’elle bascule en mode flex office. Pour Delphine Minchella, « S’il existe un système de réservation qui passe par une application mobile, les salariés ont l’impression d’être surveillés. C’est d’autant plus flagrant lorsque les utilisateurs essaient de se réapproprier des places en reprenant systématiquement la même et que l’organisation leur demande de « jouer le jeu » et leur rappelle via l’appli de changer de place. » A l’inverse, l’absence de réservation peut lui aussi poser problème : « On trouve de nombreux témoignages de gens qui avaient une réunion en début de matinée, arrivent au bureau à 10 heures, et se retrouvent à devoir travailler avec l’ordinateur sur les genoux. »

Et même lorsque l’organisation se passe dans de bonnes conditions, Ingrid Nappi, professeur-chercheur à l’ESSEC et titulaire des Chaires Immobilier et Développement Durable, et Workplace Management, souligne que « En ratant du présentiel, on rate des signaux, des informations, du relationnel. C’est bien de pouvoir travailler de chez soi, mais si c’est pour devoir gérer un stress lorsqu’on revient au bureau, quel est l’intérêt ? »

Créer une dynamique positive pour lutter contre l’appréhension

La mise en place du flex office dépend de la culture de l’entreprise, de l’activité, des métiers concernés.

Odile Duchenne

Ce nouveau bureau doit donc arriver de manière intelligente et être attractif ! Pour Flore Pradere, en cette période post-confinements, « Il y a déjà une forte appréhension sur le retour au bureau, si en plus on annonce d’emblée que le bureau individuel, c’est terminé, cela va créer beaucoup d’émoi. Il est important de créer une dynamique positive. » Et, dans l’idéal, implémenter ce nouveau mode de travail à petite échelle d’abord, par exemple au niveau d’un étage, dans une logique de test-and-learn, au lieu de supprimer d’emblée des milliers de postes de travail individuels ! 

Car en réalité, le problème est la généralisation, en raison d’une « mode », de pratiques qui ne peuvent pas fonctionner pour tout le monde. Dans l’économie du numérique et les entreprises de conseil qui travaillent à 100 % en mode projet par exemple, cette organisation fonctionne. Comme le résume Odile Duchenne, « Tout dépend de la culture de l’entreprise, de l’activité, des métiers concernés. Cela peut être une bonne solution pour certains et une mauvaise pour d’autres. Le flex office pour tous pose de vraies questions : pour les fonctions supports, par exemple, qui sont des repères importants pour les équipes. En revanche, pour les métiers très nomades, le bureau non attribué fonctionne très bien. »

Des manques à combler

Sans oublier que chacun a ses raisons d’aller au bureau, le plus souvent liées à un manque ressenti en télétravail… Qui n’est pas toujours comblé avec le flex office. « Les cadres vont au bureau pour rencontrer des gens qui peuvent les aider à régler vite des dossiers, résoudre des problèmes qu’ils ne peuvent pas gérer via Zoom, analyse Ingrid Nappi. Que se passe-t-il si ces personnes ne sont pas là ? Pour d’autres collaborateurs, l’attrait principal du bureau est de disposer de ressources matérielles qu’ils n’ont pas en télétravail. » D’où l’intérêt de s’adapter en optant pour l’activity based working, qui permet au collaborateur de choisir les espaces en fonction de son activité : coin privé pour s’isoler ou téléphoner, espace plus détendu pour les échanges informels avec des collègues, etc. 

L’organisation des espaces au service de l’organisation du travail

Un élément à ne surtout pas négliger est le rôle fondamental des RH, du management, et plus particulièrement des managers de proximité dans cette transition, prévient Odile Duchenne : « Gérer à la fois en présentiel et en distanciel, parfois ensemble, parfois non, est un véritable défi. Les entreprises testent une nouvelle organisation induite par le développement du télétravail : imposer les jours au bureau, les jours en télétravail. Quels jours dans la semaine ? Une organisation à gérer par équipe ? Sachant que plusieurs équipes peuvent avoir à travailler ensemble… C’est un vrai casse-tête ! L’organisation des espaces est là pour accompagner l’organisation du travail et faire en sorte que ces espaces soient performants, et surtout qu’ils contribuent au bien-être des salariés devenus des nomades en quête parfois d’une oasis. »

Inutile, donc, de se lancer dans un grand plan de réaménagement sans l’avoir pensé et sans impliquer les principaux intéressés !

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